Quali azioni sono necessarie affinché l’implementazione di un nuovo WMS avvenga con successo e senza intoppi?
Una guida ragionata per centrare l’obiettivo.
L’introduzione in azienda di un WMS, oltre a migliorare la logistica interna, influenza anche i processi di approvvigionamento e distribuzione, impattando a livello amministrativo e operativo. Le richieste dei clienti possono essere soddisfatte più prontamente attraverso l’uso di registrazioni in tempo reale e un monitoraggio accurato delle scorte.
Processi ottimizzati e standardizzati consentono di elaborare gli ordini in modo più efficiente con meno possibilità di errore. Il prerequisito per ottenere questi risultati è l’implementazione di successo di un WMS, dall’analisi fino alla fasi operative go live standard e standard.
Si tratta di un progetto che va organizzato in modo ben definito, con un piano chiaro e pietre militari, pacchetti di lavoro, date, responsabilità e costi stabiliti e realistici, oltre che con un organigramma del progetto. Di seguito, 10 punti, le sfide chiave (per clienti e fornitori) e le azioni necessarie per implementare in modo corretto il WMS.
1) Comprensione dei processi aziendali
Le parti interessate nel progetto, cliente e fornitore, hanno una visione differente delle funzionalità e dei concetti chiave di un WMS. Il cliente conosce i processi attuali e vorrebbe replicarli, mentre il fornitore WMS conosce gli standard e pensa ai processi futuri.
Questo è il motivo per cui è essenziale creare un capitolato tecnico ed una check list contente le specifiche, le funzionalità, le aspettative del WMS. Per strutturare il capitolato è possibile utilizzare lo standard VDI 3601 “Warehouse Management Systems”.
Nella stesura delle specifiche e della checklist è fondamentale integrare persone dell’azienda di reparti differenti. Inoltre, è bene definire l’importanza di ogni funzionalità poiché non tutte potranno essere soddisfatte. Laddove possibile, è opportuno utilizzare gli standard presenti nel WMS, anche se ciò comporta una leggera variazione rispetto ai processi attuali.
2) Comunicazione
“Dobbiamo discutere di nuovo?”
“Non è quello su cui eravamo d’accordo.”
È fondamentale comunicare regolarmente durante il progetto, verificare i progressi definiti e creare la documentazione adeguata affinché eventuali problematiche siano identificate precocemente e possano essere risolte, evitando anche esborsi economici maggiori.
A questo scopo, la creazione di un team di progetto con responsabilità chiare per cliente fornitore, assume un aspetto chiave e non bisogna dimenticare di coinvolgere tutti i dipendenti fin dall’inizio (dei magazzinieri al titolare) per ottenere quella fiducia necessaria per avviare il progetto senza alcuna paura, come spesso capita quando si tratta di acquisire i dati personali.
Bisogna assicurarsi di comunicare in modo adeguato con ogni gruppo coinvolto nel progetto e che ognuno abbia chiaro il proprio ruolo.
3) Disponibilità dei dipendenti coinvolti
“Gli affari quotidiani devono comunque continuare”
Un progetto grande come l’implementazione di un WMS non deve essere trattato come un impegno part-time. È consigliato coinvolgere membri del team di progetto almeno da alcuni dei loro task di routine per garantire che possono contribuire attivamente lo sviluppo del WMS.
Il PM, gli specialisti IT, i dipendenti coinvolti nella personalizzazione dell’ERP sono coloro che rientrano all’interno di questa lista. In più, non bisogna dimenticarsi di includere ferie e potenziali assenze nel piano di progetto e nominare i sostituti per ogni membro del team.
Affinché il progetto si realizzi nei tempi previsti, è anche importante bilanciare correttamente il rapporto tra le decisioni che devono coinvolgere assolutamente responsabili e quelli che possono prendere in autonomia i membri del team di progetto, senza allungare ulteriormente i tempi.
4) Interfacce con i sistemi
Normalmente un WMS riceve gli ordini e le informazioni da un sistema ERP per poi trasmetterli ad un TMS o MFCS (sistemi di controllo del flusso dei materiali). È molto importante essere consapevoli che solo i processi aziendali che sono stati definiti in modo dettagliato possono essere implementati correttamente in seguito.
• Verranno acquisiti tutti i tipi di ordine?
• Tutti i dati in entrata e in uscita saranno descritti in modo completo?
• Come dovrebbe reagire ogni sistema alle notifiche e alle risposte di cambiamento di stato?
Queste sono solo alcune delle azioni da considerare nella fase di implementazione del WMS. Bisogna garantire come verranno gestiti in futuri processi esistenti che coinvolgono ERP, WMS e MFCS e bisogna assicurarsi che questi siano applicati il prima possibile.
5) Dati anagrafici, dati delle transazioni e migrazione dei vecchi dati
Essenziale per l’implementazione di un nuovo WMS è l’accesso a dati master affidabili. È importante considerare che un’unità di misura errato può comportare degli errori che influenzerebbero negativamente la percezione del cliente.
In questo ambito è fondamentale avere sotto controllo i dati anagrafici e i dati delle transazioni e rendere qualcuno responsabile della correttezza di questi dati (la validità dei dati dovrebbe essere verificata prima possibile).
Inoltre, per essere sicuri di far riferimento a livelli di scorte di magazzino curati, dovrebbe essere svolto un conteggio dell’inventario fisico prima della via del nuovo WMS.
6) Formazione / Controllo qualità
“Cosa facciamo adesso?
Non è come pensavamo che sarebbe stato…”
Questa fase del progetto andrebbe svolta parallelamente al progetto stesso, non posteriormente. Buona norma comprende il coinvolgimento attivo sia del responsabili che del personale operativo del magazzino, perché, ad esempio, l’impiegato amministrativo non sempre lo stesso livello di conoscenza dei processi operativi che invece al carrellista.
Più dipendenti si fidano del sistema, più si sentiranno sicuri di usarlo in seguito: per questo motivo la formazione deve essere impartita al momento giusto, né troppo presto (non se ne ricorderanno), né troppo tardi (potrebbero vederla come un’imposizione). In questo caso, la Best Practice prevede di “formare il formatore”, perciò il fornitore WMS forma gli utenti chiave del cliente interessati, che a loro volta formano gli altri dipendenti. Una formazione adeguata è una delle chiavi per il successo del progetto.
7) Piani di test e test
“Dovrebbe funzionare, in realtà?”
La fase di test non deve essere trascurata per alcuna ragione. I test del software WMS che verranno eseguiti dovranno essere descritti e definiti in anticipo.
- Cosa dovrebbe essere testato?
- Come verranno effettuati i test e chi li farà?
- Quali errori o eccezioni possono verificarsi?
- Quando un test è considerato superato e quando no?
“Tutto funzionava”
Anche anche se tutti i singoli test vengono eseguiti senza problemi e vengono raggiunti i risultati individuali desiderati, ciò non garantisce che tutti i processi e le funzionalità lavoreranno insieme in armonia quando l’azienda sarà pieno regime.
Per questo motivo, è necessario condurre un test Go live prima che sistema vada in funzione preferibilmente a piena capacità. Qual è il tempo massimo che il sistema deve impiegare per accettare gli ordini di ottimizzare la sequenza degli ordini? Il rifornimento è disponibile nell’area di Picking, quando l’addetto al prelievo ne ha bisogno?
In base alle esigenze di processo, bisogna decidere quali condizioni decretare l’approvazione del test per la messa in funzione.
8) Gestione dell’escalation
Capita spesso che possono nascere dei verbi durante l’implementazione di un software, specialmente quando si parla delle milestones, che coincidono con i vari obblighi di pagamento del cliente. In questo caso, una comunicazione regolare aperta parentesi. Duo dell’articolo) e il coraggio di applicare gli accordi già definiti le circostanze spesso impediscono il verificarsi di escalation.
È consigliato nominare anche un comitato direttivo (non composto dallo stesso gruppo di persone che implementano il progetto) nel caso non fosse possibile raggiungere un accordo all’interno del team di progetto. Se le escalation si basa su criteri oggettivi e concordati previamente, si troverà una soluzione reciprocamente accettabile.
L’interruzione di un progetto di queste dimensioni di solito la soluzione peggiore in termini economici per le parti coinvolte: esattamente ciò che tutti vogliono evitare.
9) Supporto Go-live e start-up
Normalmente il trasferimento dei rischi del nuovo WMS inizia quando viene messo in funzione utilizzando dati reali post Go live. Nuovi processi e funzionalità diventano e operativi per la prima volta e alcuni di questi si basano su tecnologie e non ancora al 100% affidabili (come la trasmissione di dati via radio, il pick to light, il pick to voice e le tecnologie del magazzino automatico).
Quindi, anche con la migliore pianificazione, non si riesce ad eliminare con certezza tutte le fonti di errore del nuovo WMS. Il processo potrebbe risultare incerto, per cui è necessario pianificare una capacità sufficiente a compensare di ritardi iniziali.la Best Practice consiglia di informare i clienti che in questa fase potrebbero verificarsi i problemi come ritardi nelle consegne.
È importante che la transizione verso il funzionamento standard del software WMS sia ben organizzata e che il team Go live si ritiri gradualmente dal processo.
10) Concetto operativo e supporto
“Chi comanda ora?”
“Questo deve essere chiarito immediatamente.”
Un’altra componente importante dell’intero progetto è la definizione del supporto hardware e software dopo il go-live.
Il tipo di supporto deve considerare le esigenze individuali dell’azienda cliente, la disponibilità concordata e il tempo di risposta garantito dal fornitore WMS. È di vitale importanza assicurarsi che i tempi e le modalità di supporto soddisfino i requisiti aziendali.
Quanti turni ha l’azienda? È sufficiente poter parlare con un centro di assistenza o se necessita di parlare direttamente con la persona di contatto del fornitore?
L’individualità dei processi, le disponibilità richiesta e il tempo di inattività massimo consentito sono tutti i criteri che devono essere presi in considerazione.
Conclusione
L’implementazione di un WMS è un processo che va affrontato con la massima serietà.
Un progetto di questa portata richiede infatti non solo un’attenta pianificazione, ma anche una solida gestione che coinvolga un team coltivato ed efficiente che gode del pieno supporto della direzione.va sempre tenuto presente che l’utente fornitore WMS hanno dipendenze reciproche. Cliente fornitore, lavoreranno per diversi anni con l’obiettivo comune di realizzare un progetto WMS di successo: per raggiungere questo obiettivo ci sarebbe bisogno di una grande comunicazione della capacità di rilevare e risolvere i problemi in anticipo.
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