Software selection: le fasi cruciali

La software selection non è una gara di fornitori, ma un progetto strategico che integra processi, tecnologia e organizzazione, fino al collaudo finale. Ma quali sono i fattori di successo di questa procedura?

Dopo aver illustrato la nomenclatura dei principali software logistici, evidenziandone alcune caratteristiche distintive e spiegato perché sia importante effettuare una selezione strutturata di questi strumenti (si confrontino a proposito gli articoli “Il software logistico”, pubblicato a giugno 2025, “Il ciclo di vita del software logistico”, luglio 2025, “Cos’è la software selection e perché è fondamentale in ambito logistico”, settembre 2025, NdR) abbiamo chiarito che un processo strutturato di selezione del software (la cosiddetta software selection) deve affrontare tre problemi principali legati alla scelta e all’implementazione di un software logistico in azienda: ossia la necessità di intervenire sul software dopo l’acquisto, il rischio di non compiere un’opportuna revisione dei processi, la mancanza di una procedura standardizzata che guidi l’implementazione (vedi tabella 1).

Software selection: un processo strutturato

Un processo strutturato di software selection deve considerare queste problematiche per ridurre al minimo i problemi e i costi legati alla scelta e all’implementazione di un software. Anche se il termine “selection” potrebbe suggerire il contrario, il progetto di software selection non può limitarsi alla sola fase di scelta del software, ma deve essere in grado di gestire tutto il processo, che si conclude con il collaudo finale, successivo al go-live.

Interrompere il progetto prima di questa fase significherebbe anche perdere un’importante opportunità: quella di analizzare eventuali punti di miglioramento e trarre insegnamenti utili (lessons learned) per ottimizzare le future selezioni di software in azienda.

Oltre agli aspetti indicati in tabella 1, un buon progetto di software selection deve integrare anche altri due elementi fondamentali:

1. Un’approfondita conoscenza del mercato: è necessario conoscere bene il mercato relativo al software selezionato (storia e dimensione dei principali operatori, eventuali fusioni e acquisizioni, ecc.), ad esempio tramite consulenti, fiere di settore, pubblicazioni specialistiche e riviste. Questo consente di evitare decisioni tattiche errate.
2. La consapevolezza dei trend tecnologici futuri: occorre avere una chiara visione delle tendenze tecnologiche funzionali che caratterizzeranno questo tipo di software nei prossimi anni (attraverso trend-scout, studi, sondaggi, ecc.), così da non incorrere in scelte strategiche sbagliate.

Le fasi della software selection

Il grafico 1 illustra le fasi della procedura standard per la selezione e l’implementazione di un software (logistico), sviluppata dalla società di consulenza Induvation. Tale procedura si basa sia sull’esperienza del team Warehouse Logistics, sia sull’ampia conoscenza maturata direttamente nel mercato italiano.

Nella letteratura specialistica esistono diverse procedure e schemi simili: tutti questi contributi sono stati analizzati e integrati in un concetto più ampio e completo. Gli autori aggiornano regolarmente questa procedura dopo ogni progetto realizzato, così da incorporare sia le lessons learned sia le più recenti novità normative e i contributi provenienti dalla letteratura di settore.

Il modello è articolato in tre elementi principali:

1. Quattro macro-fasi: analisi, concetto, selezione e implementazione.
2. Cinque sotto-attività da svolgere all’interno di ciascuna macro-fase.
3. Quattro deliverable finali (evidenziati in grassetto), che rientrano comunque tra le sotto-attività.

Nei prossimi paragrafi forniremo una panoramica generale di ciascuna macro-fase, per poi approfondire le singole sotto-attività nei successivi articoli di questa serie.

1. La fase di “Analisi”

Questa è, in genere, la fase più sottovalutata dalle aziende che si apprestano a scegliere un nuovo software (logistico). Spesso si ritiene, erroneamente, di conoscere già a fondo i propri processi interni e, per ridurre tempi e costi, si tende a “saltare” o ad abbreviare questa fase.

La realtà dimostra però, nella maggior parte dei casi, che:

• La visione dei processi interni non è omogenea all’interno del team di progetto.
• Il livello di dettaglio richiesto per la selection è superiore alle conoscenze possedute dai membri del team.
• I processi effettivi (AS-IS) sono spesso molto diversi da come vengono percepiti.
• I processi reali sono pieni di piccoli problemi, anche quando il management ritiene che tutto funzioni correttamente.
• La direzione aziendale ha strategie future non sempre condivise con il team di progetto.

Inoltre, nei processi AS-IS si accumulano nel tempo sprechi e attività ormai obsolete, difficili da individuare per i membri del team perché immersi nella routine quotidiana.

Per questo motivo è indispensabile fermarsi e “prendere le distanze” mentalmente dal lavoro quotidiano, così da costruire una visione oggettiva dello stato attuale (AS-IS), seguendo però un approccio strutturato e logico.

Le sotto-attività previste in questa fase servono proprio a questo scopo. Il punto di partenza è la mappatura dei processi attuali (AS-IS), indispensabile per comprendere come realmente funzionano le operazioni in azienda.

Se tutto è stato fatto “come si deve”, il risultato della fase di analisi sarà: la visione oggettiva e completa della situazione attuale e delle criticità esistenti; un chiaro allineamento sulla strategia futura definita dalla direzione aziendale; un riepilogo degli obiettivi per la software selection, derivati sia dall’analisi dei problemi attuali sia dalla strategia per il futuro.

2. La fase di “Concetto”

In questa fase entra in gioco, in modo determinante, la conoscenza del mercato e dei software disponibili. L’obiettivo è ottimizzare i processi mappati nella fase precedente e convertirli in processi futuri (TO-BE), tenendo conto:

• Delle potenzialità dei nuovi software (e, in parte, anche dei desideri dell’azienda),
• Delle nuove tecnologie disponibili,
• Ma sempre mantenendo il focus sui propri processi e sulle reali esigenze aziendali.

Questa attività costituisce la base per la redazione del capitolato tecnico definitivo, che verrà completato nella fase successiva, e pone le basi per elaborare una shortlist di potenziali fornitori.

Se la conoscenza del mercato e dei software non è già disponibile in azienda, deve essere acquisita in questa fase (vedi attività 4). È estremamente utile riutilizzare e aggiornare i grafici AS-IS elaborati nella fase di Analisi, trasformandoli in un’ottica TO-BE:

• Rappresentando la “software landscape” aziendale (l’architettura informatica futura),
• Creando una overview delle macro-funzionalità, anche attraverso grafici e schemi derivati da normative o da modelli riconosciuti, come quelli del Fraunhofer Institute citati nel primo articolo di questa serie.

Per la selezione dei software è possibile utilizzare anche strumenti specifici, come per esempio il database di Fraunhofer dedicato ai software logistici: warehouse-logistics.com (attività 5).

Il punto di partenza sono gli obiettivi definiti al termine della fase di Analisi e la creazione dei processi TO-BE all’inizio di questa fase. Il risultato della fase di concetto sarà quindi una bozza solida del concetto futuro, che consenta di stilare una shortlist di potenziali fornitori e software adatti, selezionati secondo criteri oggettivi.

3. La fase di “Selezione”

Questa è la fase “core” della software selection. Qui non è necessaria una conoscenza approfondita del mercato quanto, piuttosto, un lavoro rigoroso e metodico sulle attività specifiche di selezione.

Le principali attività comprendono:

1. Creazione del capitolato tecnico: redigere un capitolato dettagliato ma non eccessivamente prolisso, che evidenzi in modo chiaro gli aspetti cruciali e distintivi del progetto. Il documento deve fornire ai fornitori anche un quadro sintetico ma completo della situazione aziendale, così da permettere una valutazione corretta e omogenea.
2. Test su dati reali: in un contesto sempre più influenzato dall’intelligenza artificiale, con fornitori che promettono algoritmi moderni e performanti, è fondamentale effettuare prove pratiche su dati storici reali dell’azienda. Questo consente di confrontare in modo oggettivo i risultati ottenuti dai diversi software.
3. Analisi delle offerte: valutare attentamente le offerte ricevute, confrontando sia gli aspetti tecnici sia quelli economici.
4. Demo e visite presso clienti di riferimento: organizzare demo rigorosamente basate sul capitolato inviato, evitando dimostrazioni generiche o “da catalogo”. Inoltre, è consigliabile effettuare visite presso alcuni clienti di riferimento dei fornitori, per osservare e testare il software direttamente sul campo.
5. Confronto finale dettagliato: condurre un’analisi comparativa conclusiva su tutti gli aspetti fondamentali, non limitandosi alla sola funzionalità del software.

È importante ricordare che non si sceglie solo un software, ma anche un partner (la software house) con cui l’azienda collaborerà per diversi anni (si veda anche l’articolo citato nell’uscita di settembre).

Il punto di partenza sono la shortlist dei potenziali fornitori, definita al termine della fase di Concetto e la redazione del capitolato tecnico, base metodologica su cui si fondano tutte le attività di selezione.

Il risultato di questa fase: la scelta finale del software e del fornitore, da portare avanti nella successiva fase di implementazione.

4. La fase di “Implementazione”

Nell’ambito logistico – e ormai anche in altri settori della software selection – è diventata una buona prassi svolgere una fase di analisi di dettaglio (detailed analysis phase) prima dell’avvio vero e proprio del progetto.

Dopo questa fase, il fornitore elabora le proprie specifiche tecniche, distinte dal capitolato tecnico predisposto dall’azienda. Questa distinzione è spiegata in modo approfondito nella normativa dell’associazione degli ingegneri tedeschi VDI 2519, nei subdocumenti:

• “Procedures for the Compilation of Tender and Performance Specifications”
• “Tender/Performance Specification for the Use of Conveyance and Storage Systems”

Tale normativa sarà oggetto di un articolo dedicato a questa fase, all’interno di questa stessa serie. Questa fase dovrebbe essere svolta in ogni caso, ma anticiparla rispetto alla firma del contratto finale offre notevoli vantaggi:

• Garantisce maggiore sicurezza sia all’azienda che al fornitore.
• In caso di esito positivo e soddisfacente per entrambe le parti, il costo dell’analisi viene assorbito nel costo complessivo del progetto.
• Se l’esito non fosse soddisfacente, il costo resterebbe a carico dell’azienda, ma – trattandosi normalmente di pochi giorni di lavoro – è sempre un investimento consigliabile.

Oltre al project management e all’implementazione tecnica del software, questa fase comprende anche interventi organizzativi interni, spesso sottovalutati dalle aziende.

Secondo gli autori, ogni nuovo software dovrebbe necessariamente avere un impatto sui processi e sull’organizzazione aziendale: se ciò non accade, significa che il progetto non è stato abbastanza innovativo e ambizioso e che si è persa una grande opportunità di miglioramento offerta dall’introduzione del nuovo software.

Il punto di partenza della fase di implementazione riguarda il software selezionato al termine della fase di Selezione e lo svolgimento della fase di analisi di dettaglio, comprensiva della redazione delle specifiche tecniche da parte del fornitore.

Il risultato di questa fase: il collaudo finale della fornitura, effettuato sulla base di una checklist preventivamente concordata tra entrambe le parti contraenti.

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